Chancen nutzen, Regeln kennen
Mobiles Arbeiten & Homeoffice
Die Arbeitswelt hat sich spätestens seit Corona stark verändert. Die meisten Menschen haben sich mittlerweile daran gewöhnt, ihre Arbeit nicht mehr nur an einem festen Ort auszuüben. Viele Unternehmen bieten ihren Angestellten heute mobiles Arbeiten im Homeoffice an.
Diese Form der Arbeit hat Vorteile für beide Seiten: Einerseits haben Arbeitnehmer:innen so Kontrolle über ihre Arbeitszeiten. Das wiederum gibt ihnen mehr Freiheiten. Auf der anderen Seite profitieren Unternehmen von der Flexibilität, die diese Art der Arbeit mit sich bringt. Damit das gelingen kann, müssen sowohl Unternehmen als auch Beschäftigte einige Regeln und Gesetze beachten. Im folgenden Blogbeitrag wollen wir uns mit einigen Vorgaben näher beschäftigen.
- Autor: Sebastian Kreckel
- Lesezeit: 6min
Inhaltsverzeichnis
Mobiles Arbeiten und Homeoffice
Wirtschaftliche Überlegungen und rechtlicher Rahmen
Soll die Arbeit außerhalb des Büros gelingen, müssen alle Parteien eine solide Kommunikationskultur entwickeln. Dabei bedarf es nicht nur eines hohen Maßes an Vertrauen. Abmachungen sollten klar besprochen und anschließend unbedingt eingehalten werden. Auch im mobilen Arbeitsalltag kommen einige Fragen auf:
- Welche Rolle spielen effektive Projektabstimmung, Teamführung und Teamentwicklung?
- Wie kann ein vernünftiges betriebliches Gesundheitsmanagement gewährleistet werden?
- Wie lässt sich die Arbeit effektiv und wirtschaftlich sinnvoll gestalten?
Zunächst gilt es, wirtschaftliche Grundlagen sowie rechtliche Rahmenbedingungen für die mobile Arbeit und das Homeoffice zu verstehen, um das Maximum an Produktivität und Effizienz zu kalkulieren. Ohne klare rechtliche Regelungen funktioniert das Modell des mobilen Arbeitens nicht!
Wirtschaftlich und rechtssicher
Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten
Eine wesentliche Rolle bei allen wirtschaftlichen Überlegungen für mobiles Arbeiten und das Homeoffice spielen neben der Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen auch die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien.
Es sollte grundsätzlich möglich sein, alle relevanten Bestimmungen hinsichtlich der Arbeitszeiten, Pausen und Lohnregelungen einzuhalten. Nur so kann eine faire Bezahlung der Mitarbeiter:innen gewährleistet werden. Auch die Verpflichtung zur Abgabe von Steuern und Sozialabgaben sollte berücksichtigt werden.
Um die wirtschaftlichen Überlegungen für mobiles Arbeiten im Homeoffice zu vereinfachen, ist es ratsam, qualifizierte Steuer- oder Rechtsberater:innen zu konsultieren. Sie können sicherstellen, dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden.
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Homeoffice und mobiles Arbeiten
Was sagt das Gesetz?
Der Begriff „Homeoffice“ hat sich zwar umgangssprachlich eingebürgert, ist aber fachlich korrekt als „Telearbeit“, nach §2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbstättVO) festgelegt.
Demnach sind Telearbeitsplätze feste eingerichtete, dauerhaft genutzte Bildschirmarbeitsplätze, für die die Arbeitgeber:innen eine mit den Arbeitnehmer:innen fest vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit festgelegt haben.
Es gelten die gleichen Anforderungen wie für den Arbeitsplatz in den Büroräumen des Unternehmens:
- ein Arbeitstisch der Größe 160 x 80 cm
- ein ergonomischer Bürostuhl
- ein separater Monitor
- Tastatur und Maus sind von Arbeitgeber:innen bereitzustellen
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Arbeitsschutz im Fokus
Mobiles Arbeiten rechtssicher gestalten
Unter den Begriff „mobiles Arbeiten“ fallen auch Reise-, Montage- und Außendiensttätigkeiten. Somit sind die Anforderungen flexibler. Wichtig ist in erster Linie der Anspruch aus den §§ 3 und 5 Arbeitsschutzgesetz sowie der Betriebssicherheitsverordnung.
§ 3 (1) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben.
§ 5 (1) Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.
Das bedeutet, dass die Arbeitsbedingungen für eine Homeoffice-Regelung ebenso beurteilt werden sollten wie die damit verbundene psychische und körperliche Belastung.
Remote Work
So kann mobiles Arbeiten im Homeoffice funktionieren
Um die Produktivität auch im Homeoffice zu gewährleisten und zu steigern, müssen von Anfang an Richtlinien für das Arbeiten von zu Hause festgelegt werden. Um alle Beschäftigten auf die mobile Arbeit vorzubereiten, sollten stets einheitliche Regelungen getroffen werden.
Bei der Erstellung eines entsprechenden Konzepts ist es wichtig, dass sowohl wirtschaftliche als auch rechtliche Aspekte berücksichtigt werden. Unternehmen, die sich für ein mobiles Arbeitsmodell entscheiden, müssen die Kosten für die Ausstattung der Mitarbeiter:innen mit der notwendigen technischen Ausrüstung sowie die Kosten für die Bereitstellung der notwendigen Software in ihre Finanzplanung aufnehmen.
Flexibles Arbeiten bei gleicher Leistung
Es ist wichtig, dass Details über die Anforderungen an die Leistungserbringung sowie über die Auswirkungen des mobilen Arbeitens und im Homeoffice im Vorfeld vereinbart werden. Außerdem ist es für alle Parteien hilfreich, klare Regeln und Richtlinien aufzustellen, die den Ablauf der Zusammenarbeit festlegen.
Ebenso sollten beide Seiten eine Einigung über die Art und Weise treffen, in der Leistungsüberprüfungen und -bewertungen stattfinden. Da mobile Mitarbeiter:innen oft räumlich voneinander getrennt sind, ist es besonders wichtig, dass sie regelmäßig Feedback erhalten und ihre Fortschritte nachvollziehen können.
Um zu gewährleisten, dass die Privatsphäre der Beschäftigten respektiert wird, muss es einen akzeptablen Umgang mit persönlichen Daten und Informationen geben. Es ist außerdem ratsam, die Verantwortlichkeit für Hardware- und Softwareprobleme klar zu definieren.
Wir beraten Sie gerne!
Wenn Sie mobiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen professionell und rechtssicher gestalten möchten, unterstützen wir Sie gerne. Unser Expertenteam hilft Ihnen dabei, klare Regeln, wirtschaftlich sinnvolle Lösungen und rechtliche Rahmenbedingungen für Homeoffice und Remote Work zu entwickeln.
Mitarbeiterumfrage
So verbessern Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen
Führen Sie eine Mitarbeiterumfrage durch, um die unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungshaltungen transparent und somit planbar zu machen. Aus den Ergebnissen ergeben sich verschiedene zukünftige Tätigkeitsfelder:
- Wo wird gearbeitet (Homeoffice vs. Büro)?
- Wie oft ist es nötig, im Büro präsent zu sein?
- Welche Organisationsform erfordert welche Büroraumform?
- Welche Arbeitssituationen und Arbeitsmodule sind für mobile Arbeit und Homeoffice geeignet?
Durch den Prozess werden Herausforderungen ebenso klar herausgearbeitet wie die Frage, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Informationen dafür erforderlich sind.
Es bietet sich außerdem an, einen Workshop durchzuführen, bei dem auf Geschäftsleitungsebene alle Anforderungen und Arbeitsprozesse erarbeitet werden. Daraus können Führungskräfte die nötigen Aufgaben ableiten. Im nächsten Schritt werden die Angestellten einbezogen. Gemeinsam lassen sich konstruktive Lösungen für eine produktive Arbeitsgestaltung finden.
Homeoffice
Diese Regeln gilt es einzuhalten
Damit Sie sich besser orientieren können, haben wir hier noch einmal die wichtigsten Regeln für die Arbeit im Homeoffice zusammengefasst:
- Beide Seiten sollten die aus dem Arbeitsrecht resultierenden Rechte und Pflichten beachten, die mittels schriftlicher Zusatzvereinbarung festgelegt werden. Sie umfassen den Arbeitsstandort, Arbeitstage und -zeiten, Arbeitsmittel, Kostenübernahme von Raum- und Heizkosten, Zutrittsrechte bei erstmaliger Beurteilung der Arbeitssituation, etc.
- Achten Sie auf die Arbeitszeiterfassung und die notwendigen DSGVO-Bestimmungen.
- Legen Sie Kernzeiten für Erreichbarkeit und Bürotätigkeit fest, in denen wichtige geschäftliche Absprachen, Vorgehensweisen, Ergebnisse und Informationen ausgetauscht werden können.
- Denken Sie an die Sicherstellung der nach § 3 Arbeitsstättenverordnung durchzuführende Gefährdungsbeurteilung. Sie gilt für alle Tätigkeiten, also auch für das Homeoffice.
- Eine geeignete Hard- und Softwareausstattung wie auch ein ergonomisch gesunder Arbeitsplatz (Schreibtisch 160 x 80, ergonomischer Bürostuhl, Bildschirm, Tastatur und Maus) sind von den Arbeitgeber:innen bereitzustellen. Die Angestellten müssen eingewiesen werden.
- Ausreichende sicherheitstechnische Überlegungen für den Austausch von Daten sind von zunehmender Bedeutung. Mögliche Sicherheitslücken sollten identifiziert werden.
Die Grundlage für den Erfolg von mobiler Arbeit liegt allerdings nicht nur in der Einhaltung aller Regelungen. Wichtig ist auch eine offene, transparente Vertrauens- und Fehlerkultur.
Derzeit gibt es noch keinen rechtlichen Anspruch auf Homeoffice. Es liegt beim Unternehmen, eine Regelung herbeizuführen. Als Unternehmer:in sollten Sie sich auch mit der Frage auseinandersetzen, wie die Rückkehr der Angestellten ins Büro organisiert werden kann.
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Fazit
Remote Work, mobiles Arbeiten und Homeoffice
Mobiles Arbeiten und die Arbeit im Homeoffice erfordern eine gute Kommunikation und Koordination zwischen allen beteiligten Parteien. Nur so können rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden. Dazu ist es wichtig, dass Arbeitgeber:innen und Angestellte einen fairen Kompromiss finden.
Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen der Arbeitnehmer:innen erfüllt werden. Diese wiederum müssen darauf achten, dass ihre Rechte nicht verletzt werden. Um das zu erreichen, sollten sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen in regelmäßigem Austausch miteinander stehen.
Abschließend lässt sich sagen, dass es von Vorteil ist, die rechtlichen Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten im Homeoffice zu kennen und offenzulegen. Durch klare Regeln und Richtlinien können sowohl Arbeitgeber:innen als auch das Team vor unvorhergesehenen Konsequenzen geschützt werden. Außerdem ist damit gesichert, dass alle Beteiligten Verantwortung übernehmen. So können sich alle auf eine effiziente Zusammenarbeit im Homeoffice freuen!
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