Warum ein gut geplanter Empfangsbereich im Büro entscheidend ist
New Work, Arbeitswelt 4.0, Remote Office, Open Space Büro: Nicht nur Arbeitsweisen haben sich verändert, sondern auch das Arbeitsumfeld. Traditionelle Büros mit starren Strukturen weichen zunehmend modernen Umgebungen. Neue Raumkonzepte orientieren sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen und sollen den Arbeitsalltag positiv beeinflussen.
Wenn es um die Büroplanung geht, ist auch die Wirkung auf Kund:innen, Besucher:innen und Geschäftspartner:innen ein wichtiger Aspekt. Dabei geht es nicht nur allein um die Büroräume. Der Empfangsbereich ist seit jeher das Aushängeschild eines Unternehmens und vermittelt den ersten Eindruck. Schon allein deswegen darf das Entrée in der Bürokonzeption nicht vernachlässigt werden.
- Autor: Sebastian Kreckel
- Lesezeit: 7min
Inhaltsverzeichnis
Bedeutung und Wirkung
Ein durchdachter Empfangsbereich
Ein gut durchdachtes Raumkonzept hat eine starke positive Wirkung und schafft einen bleibenden Eindruck. Das sollten Sie auch im Empfangsbereich umsetzen. Richtig gestaltet vermittelt er Seriosität, Gastfreundlichkeit und Struktur.
Mit einer guten Büroplanung und -umsetzung unterstützen Sie die Botschaft, dass Ihr Unternehmen qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen anbietet. Deshalb sollte der Empfangsbereich das Markenimage widerspiegeln. Das kann durch Firmenfarben, Logos oder besondere Gestaltungselemente geschehen.
Empfangsbereiche wirkungsvoll gestalten
Neben der repräsentativen Wirkung spielt auch die Funktionalität eine entscheidende Rolle: Ein effizient gestalteter Empfangsbereich fördert reibungslose Abläufe und verbessert die interne Organisation. Dazu sollte er in verschiedene Zonen aufgeteilt werden. So schaffen Sie geeignete Ecken für Besprechungen oder Warteaufenthalte.
Die psychologische Bedeutung des Empfangsbereichs sollten Sie nicht unterschätzen: Ein gut durchdachtes Bürokonzept kann die Motivation und Produktivität Ihrer Angestellten stärken. Dabei gilt es zunächst, die Gestaltung des Raumes selbst zu beachten.
Der erste Schritt:
Die moderne Büroplanung
Die Planung eines modernen Eingangsbereichs erfordert mehr als nur die Frage nach der Auswahl von Büromöbeln. Vielmehr muss der Zutritt zum Unternehmen in ein ganzheitliches Raumkonzept eingebunden werden. Dafür ist eine umfassende Planung unerlässlich.
Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen, Ihre Räumlichkeiten effektiv zu gestalten:
- Wie soll Ihr Unternehmen nach außen wirken?
- Welches Ziel wollen Sie mit der Gestaltung Ihres Empfangsbereich erreichen?
- Welche Aufgaben und Tätigkeiten finden dort statt?
- Welchen Stil sollen Arbeitsplätze haben und wie wollen Sie Funktionen wie Kommunikationszonen und Wartebereiche integrieren?
- Soll es eine Büro Lounge geben?
- Welche Atmosphäre soll im Unternehmen herrschen? (Transparent, herzlich, offen, stilvoll, zurückhaltend, modern?)
- Möchten Sie eine Büroküche einplanen?
- Wie soll das Corporate Design zur Corporate Culture passen?
Nehmen Sie sich genug Zeit für die Planung und überlegen Sie, wie Sie den Raum nutzen möchten und welche Einrichtungsgegenstände Sie benötigen. Beachten Sie auch die Größe des Raumes. Wenn ein kleiner Raum zu viele Elemente enthält, kann er ungemütlich und beengend wirken. Zu viel Platz hingegen wirkt ungenutzt und kann einen leeren Eindruck vermitteln.
Mit ganzheitlichem Raumkonzept Vertrauen schaffen
Bürokonzeption: Farben, Materialien, Möbel
Es dauert nur wenige Sekunden, bis Menschen sich unbewusst eine Meinung über etwas bilden. Das trifft auch auf Räumlichkeiten zu und darauf, welches Gefühl sie in ihnen auslösen. Die Gestaltung Ihres Empfangsbereichs kann sich also maßgeblich darauf auswirken, wie viel Vertrauen ihre Geschäftspartner:innen und Kund:innen Ihnen schenken.
Räume werden immer visuell und akustisch wahrgenommen und durch die Auswahl der Materialien, der Farbe, der Bodenbeläge und des Lichtes beeinflusst. Der Eingangsbereich sollte deshalb ein angenehmes Gefühl vermitteln und Orientierung bieten. Auf diese Weise fühlen sich Besucher:innen und Kund:innen direkt willkommen.
Mit Farben den richtigen Eindruck vermitteln
Farbkonzepte für den Empfangsbereich
Die Farbgebung spielt eine entscheidende Rolle bei der Bürokonzeption. Die Wahl der Farben hat großen Einfluss auf die Wahrnehmung. Helle Farben wirken freundlich und einladend, dunkle Töne kommunizieren Ernsthaftigkeit und Professionalität. Warme Farben wie Beige oder Erdtöne erzeugen ein Gefühl von Geborgenheit, während Blau- und Grün-Töne Professionalität und Ruhe ausstrahlen.
Der Empfangsbereich sollte auch das Markenimage widerspiegeln. Das kann durch Firmenfarben, Logos oder besondere Gestaltungselemente geschehen. Überlegen Sie sich genau, welchen Eindruck Sie vermitteln möchten und wählen Sie die passenden Farben für Ihren Empfangsbereich danach aus.
Kennen Sie die Bedeutung der jeweiligen Farben?
- Blautöne
Vermitteln Professionalität, Seriosität und Ruhe. Besonders geeignet für Finanz- oder Beratungsunternehmen.
- Grüntöne
Stehen für Natur, Nachhaltigkeit und Entspannung. Häufig verwendet in gesundheitsorientierten Unternehmen.
- Gelbtöne
Fördern Kreativität, Optimismus und Energie. Ideal für innovative oder kreative Branchen.
- Rottöne
Signalisieren Dynamik und Leidenschaft, können aber auch Aggression hervorrufen. In Maßen eingesetzt, können Rottöne eine kraftvolle Wirkung haben.
Ästhetik, Funktionalität und Langlebigkeit verbinden
Materialwahl im Empfangsbereich
Auch in Sachen Materialien sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Holz oder Stein wirken natürlich und edel, Kunststoff oder Glas hingegen modern und klar. Die verwendeten Rohstoffe und Textilien dürfen robust und leicht zu reinigen sein. Dann halten sie auch bei starker Beanspruchung lang.
Die Formen sollten stimmig sein und gut zum restlichen Bürodesign passen. Neben der optischen Wirkung beeinflussen Materialien allerdings auch die Akustik, Haltbarkeit und Nachhaltigkeit des Raums.
- Nachhaltige Materialien
Umweltfreundliche Materialien wie recyceltes Holz, Bambus oder natürliche Textilien betonen das ökologische Bewusstsein des Unternehmens. Sie vermitteln Nachhaltigkeit und Verantwortung.
- Hochwertige Oberflächen
Marmor, Glas oder Edelstahl verleihen dem Empfangsbereich ein edles und modernes Erscheinungsbild. Sie stehen für Qualität und Langlebigkeit. Allerdings sind sie auch pflegeintensiver als andere Materialien.
- Akustikfreundliche Lösungen
Teppiche, Akustikpaneele oder spezielle Wandverkleidungen helfen, störende Geräusche zu reduzieren. Das ist besonders wichtig in viel frequentierten Empfangsbereichen, um eine angenehme Atmosphäre zu gewährleisten.
Design, Akustik und Widerstandsfähigkeit im Fokus
Bodenbeläge im Empfangsbereich
Die Auswahl eines passenden Bodenbelags im Empfangsbereich ist ebenfalls von großer Bedeutung. Das Gesamtkonzept unterstützend kann er hochwertig und modern oder klassisch und gediegen wirken. Außerdem dämpft er Laufgeräusche, damit auch leise und diskrete Kommunikation möglich ist. Ein weicherer Bodenbelag wie Teppichfliesen oder spezielle Akustikböden hilft, den Geräuschpegel zu reduzieren und eine ruhigere Atmosphäre zu schaffen.
Bei der Auswahl sollten Sie außerdem auf Aspekte wie die Sicherheit und Widerstandsfähigkeit achten: Da der Empfangsbereich stark frequentiert ist, sollte der Bodenbelag langlebig und leicht zu reinigen sein. Dazu eignen sich Materialien wie Fliesen, Vinyl oder hochwertiger Industrieboden.
Wir beraten Sie gerne!
Wenn auch Sie Ihren Empfangsbereich modern und wirkungsvoll gestalten möchten, melden Sie sich gerne bei uns. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie dabei, einen Empfangsbereich zu planen, der Funktionalität, Ästhetik und Ihr Markenimage perfekt vereint. So schaffen Sie einen einladenden ersten Eindruck und eine Umgebung, in der sich Besucher:innen, Kund:innen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen wohlfühlen.
Mit Licht Atmosphäre schaffen
Einladende Lichtverhältnisse für ihr Bürokonzept
Licht beeinflusst die Konzentration, das Wohlbefinden und kann gezielt eingesetzt werden, um eine angenehme und produktive Umgebung zu schaffen. Je nach Bürokonzeption können sowohl künstliches als auch natürliches Licht zum Einsatz kommen.
- Natürliches Licht nutzen
Tageslicht ist die beste Lichtquelle für Büros, da es die Augen schont und das allgemeine Wohlbefinden steigert. Große Fensterflächen und lichtdurchlässige Materialien unterstützen ein helles und freundliches Design.
- Direkte und indirekte Beleuchtung kombinieren
Während direkte Lichtquellen wie Schreibtischlampen gezielt für Arbeitsbereiche eingesetzt werden, sorgt indirekte Beleuchtung für eine harmonische Raumatmosphäre und verhindert harte Schatten.
- Farbtemperatur beachten
Warmweißes Licht schafft eine gemütliche Atmosphäre, während neutralweißes bis tageslichtweißes Licht die Konzentration fördert.
- Akzentbeleuchtung für den Empfangsbereich
Die gezielte Beleuchtung von architektonischen Elementen oder Unternehmenslogos verstärkt die visuelle Wirkung und sorgt für ein repräsentatives Erscheinungsbild.
Mit ausgewählten Möbeln Ordnung und Stil schaffen
Möbel und Dekoration für ihre Büroplanung
Nachdem Sie sich für Farben, Materialien und Bodenbelag entschieden haben, geht es an die Auswahl der Möbel und Accessoires. Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Zu viele Elemente wirken ungemütlich und unordentlich.
Achten Sie darauf, nur die Möbel auszuwählen, die Sie wirklich benötigen. Dafür dürfen es aber gerne hochwertige Funktionsmöbel sein. Denn neben der Optik sind auch die Ergonomie und Funktionalität entscheidend. So stellen Sie sicher, dass die Arbeitsabläufe im Empfang reibungslos funktionieren.
Empfangstresen und Wartebereich
Zur Standardausstattung im Empfangsbereich gehört in erster Linie der Empfangstresen. Als Herzstück bietet er Ihren Besucher:innen eine erste Orientierung und dient als klassischer Anlaufpunkt. Die Empfangstheke sollte deshalb ausreichend Platz bieten, um Dokumente abzulegen und Personen zu empfangen. Außerdem sollte sie sich als Arbeitsfläche für administrative Tätigkeiten eignen.
Eine bequeme Wartezone in Form einer Büro-Lounge oder eines Work Cafés sorgt für Komfort und lässt Wartezeiten angenehmer erscheinen. Bequeme Sitzgelegenheiten sowie Getränke und Snacks steigern das Wohlbefinden der Wartenden. Gleichzeitig dient diese Zone im Empfangsbereich als Treffpunkt für kurze Besprechungen und kreativen Austausch.
Ihr Schlüssel zu besserer Kundenbindung und Markenpräsenz
Fazit: Einladende Empfangsbereiche gestalten
Der Empfangsbereich ist die erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Bewerber:innen und Kund:innen in Ihrem Unternehmen. Dieser Bereich sollte deshalb ein wesentlicher Bestandteil der Büroplanung sein.
Durch eine durchdachte Kombination aus ganzheitlichem Raumkonzept, Büromöbeln, Farbpsychologie, Materialwahl, Bodenbelag, Lichtgestaltung und moderner Büroeinrichtung lässt sich ein Empfangsbereich gestalten, der sowohl funktional als auch repräsentativ ist.
Unternehmen, die in die Gestaltung ihres Empfangs investieren, profitieren von einer besseren Kundenbindung, einer stärkeren Markenpräsenz und zufriedeneren Mitarbeiter:innen.
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