Smart Office
Was digitale Zusammenarbeit für Ihr Büro bedeutet
Digitale Zusammenarbeit verändert, wofür Unternehmen ihre Büroflächen benötigen. Dokumente sind von verschiedenen Orten aus zugänglich, Teams stimmen sich online ab und manche Besprechungen finden gleichzeitig vor Ort und per Video statt. Im Büro braucht es deshalb mehr als Schreibtische und einen Konferenzraum.
Ein Smart Office verbindet digitale Arbeitsweisen mit Räumen, die den Arbeitsalltag tatsächlich unterstützen. Dazu gehören Plätze für konzentrierte Aufgaben, geeignete Bereiche für Gespräche und eine technische Infrastruktur, die zur Nutzung der Räume passt. Wie diese Elemente zusammenspielen, hängt vom Unternehmen und seinen Mitarbeitenden ab.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Digital Workplace und Smart Office unterscheidet, welche Anforderungen daraus für die Büroplanung entstehen und wie Sie Ihre Flächen Schritt für Schritt darauf ausrichten.
- Lesezeit: 5 min
Autor: Sebastian Kreckel
Inhaltsverzeichnis
Digital Workplace und Smart Office: Was ist der Unterschied?
Digital Workplace
Der Digital Workplace beschreibt die digitale Arbeitsumgebung eines Unternehmens. Dazu zählen etwa Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit, der Zugriff auf Informationen sowie die Prozesse, mit denen Teams ihre Arbeit organisieren. Dafür ist nicht zwingend eine einzige zentrale Plattform erforderlich. Entscheidend ist, dass die eingesetzten Lösungen im Alltag gut zusammenwirken.
Smart Office
Das Smart Office ist die räumliche Antwort auf diese Arbeitsweise. Es berücksichtigt, wann Menschen im Büro zusammenkommen, welche Tätigkeiten sie dort ausführen und welche Ausstattung sie dafür benötigen. Digitale Werkzeuge können die Nutzung unterstützen – etwa bei der Buchung von Besprechungsräumen. Sie ersetzen jedoch keine durchdachte Raumaufteilung.
Für die Büroplanung lautet die zentrale Frage daher: Welche Arbeitsbedingungen müssen wir vor Ort schaffen, damit digitale und persönliche Zusammenarbeit funktionieren?
Wie digitale Arbeitsweisen die Anforderungen an das Büro verändern
Wenn Mitarbeitende abwechselnd im Büro und an anderen Orten arbeiten, verändert sich die Nutzung der Fläche. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass weniger Schreibtische oder ausschließlich offene Räume gebraucht werden. Die passenden Flächen ergeben sich aus den Tätigkeiten und den tatsächlichen Anwesenheitsmustern.
Typische Anforderungen sind:
- Konzentriertes Arbeiten: Auch im Büro benötigen Mitarbeitende ruhige Plätze ohne ständige Unterbrechungen.
- Hybride Besprechungen: Zugeschaltete Personen müssen Gespräche gut hören und aktiv teilnehmen können.
- Telefonate und Videocalls: Rückzugsorte verhindern, dass parallele Gespräche andere Arbeitsbereiche stören.
- Zusammenarbeit vor Ort: Projektteams brauchen Flächen, an denen sie gemeinsam arbeiten und Ergebnisse sichtbar machen können.
- Flexible Nutzung: Wenn Teams und Aufgaben wechseln, sollten Räume ohne großen Aufwand anders genutzt werden können.
Eine allgemeine Einordnung hybrider Arbeitsmodelle finden Sie auch in unserem Beitrag zur Arbeitswelt 4.0. Bei der Planung eines Smart Office geht es im nächsten Schritt darum, diese Anforderungen in eine funktionierende Bürofläche zu übersetzen.
Smart Office planen
Fünf Schritte für ein passendes Raumkonzept
1. Arbeitsabläufe und Raumnutzung verstehen
Am Anfang steht die Analyse: Welche Aufgaben erledigen die Teams im Büro? Wo entstehen häufig Abstimmungen? Für welche Tätigkeiten fehlt Ruhe? Und zu welchen Zeiten werden einzelne Bereiche besonders stark genutzt?
Gespräche mit Mitarbeitenden und Führungskräften zeigen oft genauer als ein Grundriss, wo Veränderungen nötig sind. Auch die vorhandene Fläche sollte betrachtet werden: Welche Räume funktionieren bereits gut, welche stehen häufig leer und wo kommt es zu Engpässen?
Aus diesen Erkenntnissen lässt sich ein Raumkonzept entwickeln, das zu den Arbeitsprozessen passt. Wie Breitinger solche Anforderungen gemeinsam mit Unternehmen ermittelt, zeigen wir auf unserer Seite zur Büroanalyse.
2. Zonen nach Tätigkeiten gestalten
Ein Smart Office braucht unterschiedliche Arbeitsbedingungen auf einer Fläche. Ein offener Bereich kann spontane Absprachen erleichtern, während vertrauliche Gespräche und konzentrierte Aufgaben abgeschirmte Räume erfordern.
Bei der Aufteilung sollten deshalb Fragen wie diese beantwortet werden:
- Wo können Mitarbeitende ungestört arbeiten?
- Wie viele geeignete Räume stehen für Videokonferenzen zur Verfügung?
- Wo können Teams kurzfristig zusammenkommen?
- Welche Wege führen durch ruhige Arbeitsbereiche?
- Müssen einzelne Zonen später anders genutzt werden können?
Die Antworten bestimmen, wo Arbeitsplätze, Besprechungsbereiche und Rückzugsorte liegen. So wird aus einer Sammlung einzelner Räume ein zusammenhängendes Bürokonzept.
3. Technische Anforderungen früh mitplanen
Technik funktioniert am besten, wenn sie bereits bei der Raumplanung berücksichtigt wird. Ein Besprechungsraum benötigt beispielsweise geeignete Anschlüsse, gut platzierte Bildschirme und eine Akustik, bei der auch zugeschaltete Personen das Gespräch verstehen.
Dabei sollte die Ausstattung zum Zweck des Raums passen. Nicht jeder Bereich benötigt dieselbe Konferenztechnik. Entscheidend ist, welche Form der Zusammenarbeit dort stattfinden soll und wie einfach sich der Raum im Alltag nutzen lässt.
Welche Rolle Bildschirme, Konferenzsysteme und Raumbuchung bei der Ausstattung spielen, erläutern wir im Beitrag über Medientechnik im Büro.
Passt Ihre Bürofläche noch zu Ihrer digitalen Arbeitsweise?
4. Buchungssysteme nur dort einsetzen, wo sie helfen
Digitale Buchungen können sinnvoll sein, wenn Besprechungsräume regelmäßig doppelt belegt sind oder Mitarbeitende flexible Arbeitsplätze nutzen. Sie schaffen Übersicht darüber, welche Flächen verfügbar sind.
Vor der Einführung sollte jedoch klar sein, welches Problem das System lösen soll. Wenn ein kleines Team seine Räume ohne Aufwand abstimmen kann, bringt eine zusätzliche Anwendung möglicherweise keinen Vorteil. Bei größeren oder wechselnd anwesenden Teams kann sie die Organisation dagegen erleichtern.
Die Auswahl und technische Einführung solcher Systeme sollte mit den zuständigen IT-Verantwortlichen abgestimmt werden. Für die Büroplanung ist entscheidend, dass die buchbaren Räume tatsächlich zu den Aufgaben der Mitarbeitenden passen.
5. Die Nutzung prüfen und das Konzept anpassen
Wie ein Büro funktioniert, zeigt sich erst im Alltag. Nach der Umgestaltung lohnt sich deshalb ein Blick auf konkrete Fragen: Sind ruhige Plätze verfügbar? Funktionieren hybride Meetings? Werden manche Räume kaum genutzt, während andere regelmäßig ausgebucht sind?
Feedback der Mitarbeitenden hilft, Ursachen zu erkennen. Manchmal reicht eine andere Möblierung oder Nutzung eines vorhandenen Raums. In anderen Fällen müssen Akustik, Technik oder die Verteilung der Flächen angepasst werden.
Sie möchten Ihre Bürofläche an digitale und hybride Arbeitsweisen anpassen? Wir analysieren mit Ihnen die Anforderungen Ihrer Teams und entwickeln ein passendes Raumkonzept. Sprechen Sie mit uns über Ihre Büroplanung.
Beispiel:
Wenn hybride Meetings den Büroalltag bestimmen
Ein Unternehmen stellt fest, dass seine großen Besprechungsräume selten vollständig belegt sind. Gleichzeitig führen mehrere Mitarbeitende Videocalls vom Schreibtisch aus, weil kleine, ruhige Räume fehlen. Die Folge sind Störungen im offenen Arbeitsbereich und Schwierigkeiten bei vertraulichen Gesprächen.
Ein geeignetes Smart-Office-Konzept würde zunächst die unterschiedlichen Meetingarten erfassen. Daraus könnten kleinere Räume für Videocalls, weiterhin verfügbare Flächen für größere Teamrunden und ruhige Arbeitsplätze entstehen. Die technische Ausstattung wird anschließend passend zur jeweiligen Nutzung geplant.
Das Beispiel zeigt: Der erste Schritt ist die Frage nach den Tätigkeiten. Erst danach lässt sich entscheiden, welche Räume und digitalen Hilfsmittel benötigt werden.
Fazit
Ein Smart Office beginnt mit der richtigen Planung
Ein Digital Workplace ermöglicht digitale Zusammenarbeit. Ein Smart Office sorgt dafür, dass auch die physische Arbeitsumgebung dazu passt. Dafür müssen Arbeitsabläufe, Raumaufteilung und technische Anforderungen gemeinsam betrachtet werden.
Nicht jedes Unternehmen braucht dieselben Zonen oder Buchungssysteme. Entscheidend ist ein Büro, in dem Mitarbeitende für ihre jeweilige Aufgabe einen geeigneten Platz finden – für konzentriertes Arbeiten ebenso wie für Gespräche und Zusammenarbeit.
Sie planen ein neues Büro oder möchten vorhandene Flächen besser nutzen? Breitinger unterstützt Sie von der Analyse bis zum individuellen Bürokonzept. Lassen Sie uns besprechen, welche Veränderungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
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