Büroplanung leicht gemacht
So planen Sie Ihre Büroräume von Anfang an richtig
Eine strategische Büroplanung ist das A und O, um ein funktionales Büro zu erschaffen. Es reicht nicht, die Büroräume lediglich mit modernen Möbeln auszustatten. Stattdessen bedarf es eines detaillierten Bürokonzeptes.
Im Mittelpunkt stehen nicht nur die Arbeitsanforderungen, sondern auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen. Allerdings gibt es einiges zu beachten und viele mögliche Fehlerquellen. Eine falsche Planung kann außerdem viel Zeit kosten und unnötige Ausgaben verursachen. Richtig umgesetzt, stellt ein individuell angepasstes Bürokonzept jedoch eine Investition für jedes Unternehmen dar.
- Autor: Sebastian Kreckel
- Lesezeit: 7min
Inhaltsverzeichnis
Ein Leitfaden zur Büroraumplanung
Die Vorteile einer durchdachten Büroplanung
Eine durchdachte Raumgestaltung beeinflusst die Arbeitsweise, Motivation und Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens. Im Idealfall führt sie zu Effizienz, sinkenden Kosten und langfristiger Mitarbeiterbindung. Außerdem birgt sie folgende Vorteile:
- Gesteigerte Produktivität durch optimale Raumaufteilung und ergonomische Arbeitsplätze.
- Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit, denn eine angenehme Umgebung fördert Motivation und Wohlbefinden.
- Multi Space-Konzepte und Raum-in-Raum-Systeme bieten Anpassungsmöglichkeiten für verschiedene Arbeitsstile und fördern Flexibilität.
- Ergonomie am Arbeitsplatz reduziert Beschwerden wie Rückenprobleme oder Verspannungen und fördert die Gesundheit.
- Offene, moderne Bürokonzepte wie das Open Space Büro begünstigen Teamarbeit und unterstützten Kollaboration und Kreativität.
Das zukunftssichere Büro
Starke Konzepte für optimale Büroplanung
Der Wunsch nach einem zukunftsfähigen Büro lässt sich durch hochwertige Modularsysteme erfüllen, die sich zu jeder Zeit flexibel an alle neuen Anforderungen anpassen lassen. Um eine effiziente Büroplanung zu gewährleisten, sollten Sie systematisch vorgehen. Folgende Faktoren sollten Sie dabei beachten:
Flächeneffizienz
Grade in kleineren Büros ist es wichtig, die vorhandene Fläche optimal zu nutzen. Dabei helfen Konzepte wie „Desk Sharing“. Auf diese Weise finden bis zu 20 Prozent mehr Personen auf demselben Raum ihren Platz.
Ergonomie
Die Ergonomie am Arbeitsplatz ist einer der wichtigsten Faktoren eines jeden Büros. Sind die Angestellten nicht mit dem entsprechenden ergonomischen Mobiliar ausgestattet, können Sie als Unternehmen langfristig mit mehr Krankheitsfällen in allen Bereichen rechnen.
Wohlfühlfktor
Den Wohlfühlfaktor eines Büros sollten Sie ebenfalls nicht unterschätzen. Sei es, um neue Arbeitskräfte zu gewinnen oder die Motivation ihrer Belegschaft zu erhöhen: Das Arbeitsklima beeinflusst all das und sollte deshalb bei der Büroplanung ausreichend beachtet werden.
Exkurs
Das Open Space-Büro und Multi Space Konzepte
Um in der heutigen Arbeitswelt am Markt relevant zu bleiben, müssen Unternehmen jederzeit flexibel auf aktuelle Anforderungen reagieren. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten Sie sich bei der Büroplanung auf neue Konzepte einlassen.
Ein Beispiel dafür sind sogenannte Open Space- und Multi Space-Büros. Dabei handelt es sich im Prinzip um Großraumbüros – allerdings neu gedacht und an die Anforderungen des heutigen Arbeitsmarktes angepasst. Die offen gestalteten Räumlichkeiten haben keine festen Wände. Stattdessen sitzen Chefs, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen in einem Raum zusammen.
Derartige moderne Konzepte fördern die kreative Team- und Einzelarbeit sowie den kommunikativen Austausch aller Angestellten. Gleichzeitig sorgen sie mit durchdachten Verkehrswegen für schnelleren abteilungsübergreifenden Informationsfluss.
Der offene Raum wird durch Akustikwände und Raumteiler gegliedert, die einzelnen Arbeitsplätze visuell voneinander getrennt. So schaffen Sie einen gewissen Grad an Privatsphäre, während Sie zur selben Zeit eine angenehme Atmosphäre beibehalten.
Raum-in-Raum-Systeme
Rückzugsmöglichkeiten im Open Space-Büro
Um konzentriertes Arbeiten zu unterstützen, muss es auch in offen gestalteten Büroräumen Rückzugsmöglichkeiten für Einzelpersonen und kleine Gruppen geben. Dafür eignen sich sogenannte Raum-in-Raum-Systeme. Sie bestehen aus akustisch wirksamen Materialien und sorgen so für die bestmögliche Abschirmung.
Das Multi Space-Büro ist ein Ort der Zusammenkunft und des Wissens-, Motivations- und Informationsaustauschs. Die Grenzen der Hierarchie verlaufen fließend. Das Konzept geht allerdings nur auf, wenn sich Ihr Unternehmen von veralteten Strukturen löst und im Gegenzug das Büro in einen Ort mit wohnlicher Atmosphäre und moderner Technik verwandelt – ganz im Sinne des Work-Live-Blending.
Büroplanung Schritt-für-Schritt
Ein Leitfaden zur erfolgreichen Büroraumplanung
Damit Sie bei der Neu- oder Umgestaltung Ihres Büros mit Sicherheit ein gutes Ergebnis erlangen, haben wir für Sie einen Leitfaden zusammengestellt. Mit ihm gehen Sie die Büroplanung gut strukturiert an.
1. Analyse der aktuellen Bürosituation
- Bedarfsanalyse: Welche Flächen werden benötigt? Wo gibt es Optimierungspotenzial?
- Mitarbeiterbefragung: Wünsche und Anforderungen der Teams.
- Arbeitsweisen verstehen: Bedarf an Einzel-, Team- oder Hybrid-Arbeitsplätzen.
Dazu können Sie sich zusätzlich folgende Fragen stellen:
- Welche Flächen sind vorhanden und wie sieht der Grundriss aus?
- Welche Personen benötigen wie viel Platz für ihre Tätigkeiten?
- Wer muss oft zusammen arbeiten und welche Rückzugsmöglichkeiten gibt es dafür?
- Wie viele Gemeinschaftsräume werden benötigt?
- Welche weiteren Räume müssen eingeplant werden: Server, Material, Archiv, etc.?
- Welche Beschaffenheit benötigen die einzelnen Räume (Beleuchtung, Akustik, Technik, etc.)?
- Welche gesetzlichen Vorgaben müssen beachtet werden?
- Welches Bürokonzept passt am besten zum Unternehmen?
- Welche Büromöbel werden dafür benötigt?
Außerdem gilt es, sich mit diesen grundsätzlichen Themen auseinanderzusetzen:
- Welche Schwachstellen gibt es in der aktuellen Bürogestaltung?
- Welche Arbeitsweisen sollen unterstützt werden? (Zum Beispiel Hybrid Work, Teamwork, fokussiertes Arbeiten)
Eine Mitarbeiterbefragung kann wertvolle Erkenntnisse liefern und Ihnen dabei helfen, Wünsche und Anforderungen zu identifizieren. Benötigen Sie Hilfe, stehen wir Ihnen gern zur Seite.
Wir beraten Sie gerne!
Sie möchten ein Open Space-Büro realisieren oder bestehende Flächen funktionaler gestalten? Unser Expertenteam begleitet Sie von der Analyse bis zur Umsetzung – für moderne Arbeitswelten mit Struktur, Konzentration und Wohlbefinden.
2. Ziele und Anforderungen definieren
- Effizienz steigern: Optimale Raumnutzung.
- Arbeitsplatzergonomie verbessern: Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle.
- Flexibilität ermöglichen: Multi Space-Konzepte und Raum-in-Raum-Systeme.
3. Passendes Bürokonzept wählen
- Open Space-Büro: Fördert Teamarbeit, braucht jedoch Akustikmaßnahmen.
- Multi Space-Büro: Kombination aus offenen und geschlossenen Bereichen.
- Hybrides Arbeiten: Mischung aus Büro- und Remote-Arbeit.
4. Gestaltung und Technologie integrieren
- Akustik und Beleuchtung optimieren: Lärmschutzpaneele, natürliche Lichtquellen.
- Technologische Infrastruktur sicherstellen: Smarte Office-Lösungen, Cloud-Arbeitsplätze.
5. Umsetzung und Feinschliff
- Pilotphase starten: Testläufe mit Feedbackrunden durchführen.
- Feinanpassungen vornehmen: Nachjustieren und verbessern.
- Langfristige Optimierung: Regelmäßig evaluieren und anpassen.
Exkurs
Rechtliche Vorschriften
Planen Sie eine Büroumgestaltung oder -einrichtung, sollten Sie sich mit den rechtlichen Vorschriften auseinandersetzen. So minimieren Sie Arbeitsunfälle und ermöglichen der Belegschaft ein gesundes und ergonomisches Arbeiten.
Die wichtigsten Verordnungen dazu sind die Arbeitsstättenverordnung, die Bildschirmarbeitsverordnung und die DIN-Norm 4543-1. Eins der Hauptkriterien bildet der Flächenbedarf: Jedem Angestellten steht eine Fläche von mindestens 8-10 m² zu. Darin enthalten sind Stauraum, Arbeitsmittel und Laufwege.
Bei Großraumbüros sollte eine Mindestfläche von 10 m² Standard sein. Außerdem muss eine Raumhöhe von 20 m³ bei ungehinderter Fensterlüftung eingehalten werden. Hat ein Großraumbüro eine Fläche von über 400 m², gelten höhere Flächenstandards von 12-15 m², da ein höherer Bedarf an Verkehrsflächen besteht und ein höherer Lärmpegel herrscht. (Bei guter Planung eines Multi Space-Büros fallen die üblichen Störquellen allerdings nicht an).
Laut der Technischen Regel für Arbeitsstätten ASR A3.6, erfolgt eine gute Büroplanung einerseits entlang der wirtschaftlichen Kennzahlen und andererseits anhand des Wohlfühlfaktors der Belegschaft. Auch das Arbeitsklima spielt eine sehr wichtige Rolle, um neue Mitarbeiter:innen für das Unternehmen gewinnen zu können und die bestehende Belegschaft zu halten.
Wie Sie typische Fehler bei der Büroraumplanung vermeiden
Eine durchdachte Büroplanung ist entscheidend für die Produktivität des Unternehmens und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen. Viele Unternehmen glauben nach wie vor, dass die Neuanschaffung von Möbeln ausreicht, um ein Büro effizient zu gestalten. Später kommt ihnen das oft teuer zu stehen.
Daher ist es wichtig, bereits in der Planungsphase mögliche Fehlerquellen zu kennen und im Idealfall zu verhindern. Hier sind einige der häufigsten Fehler und wie man sie vermeidet:
- Fehlende Bedarfsanalyse: Befragen Sie Ihre Angestellten und erstellen Sie eine Analyse der Arbeitsweisen und -mittel.
- Zu wenig Flexibilität: Nutzen Sie Multi Space-Konzepte und modulare Möbel.
- Falsche Flächenverteilung: Balancieren Sie offene, ruhige und kollaborative Bereiche richtig aus.
- Mangelnde Ergonomie: Planen Sie höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle ein. Achten Sie nicht nur auf den Preis, sondern auch die Qualität. Minderwertiges Mobiliar hält wesentlich kürzer und kann der Gesundheit Ihrer Belegschaft schaden.
- Schlechte Akustik: Fügen Sie Schallschutzpaneele, Rückzugsorte und Raum-in-Raum-Lösungen ein.
- Fehlende IT-Infrastruktur: Berücksichtigen Sie Steckdosen, Videokonferenzsysteme und Smart-Office-Technologien.
Achten Sie grundsätzlich darauf, dass das Planungsteam vom Fach ist und Erfahrung im Bereich Büroplanung hat. Das Thema bedarf viel Erfahrung und Wissen, weshalb der Prozess immer in Zusammenarbeit mit Expert:innen stattfinden sollte.
fazit
Ein modernes Büro braucht eine professionelle Büroraumplanung
Eine durchdachte Büroplanung ist weit mehr als eine räumliche Optimierung. Sie trägt auch dazu bei, dass Mitarbeiter:innen produktiver, zufriedener und gesünder arbeiten können. Unternehmen, die in eine effiziente Büroplanung investieren, profitieren langfristig durch eine höhere Mitarbeiterbindung, bessere Arbeitsabläufe und eine optimale Flächennutzung.
Egal ob Open Space Büro, Multi Space-Konzepte oder Raum-in-Raum Systeme: Die richtige Planung sorgt für eine moderne und flexible Arbeitsumgebung. Mit einer klaren Strategie, durchdachter Arbeitsplatzergonomie und einem hohen Wohlfühlfaktor im Büro wird Ihr Arbeitsplatz fit für die Zukunft.
Um moderne Bürokonzepte erfolgreich umzusetzen, müssen Sie Ihr Unternehmen zunächst im Ganzen betrachten. Welche Strukturen und Arbeitsabläufe gibt es wann und wo? Welche Bedürfnisse haben die Mitarbeiter.innen? Eine ausführliche Analyse bildet die Grundvoraussetzung, um eine sinnvolle Arbeitsumgebung zu erschaffen.
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