Das Büro der Zukunft
Ein Büro für die Arbeit planen, die dort stattfindet
Wie sieht das Büro der Zukunft aus? Für viele Unternehmen stellt sich diese Frage, weil ihre Flächen anders genutzt werden als noch vor einigen Jahren. Teams treffen sich an manchen Tagen vor Ort, an anderen arbeiten sie verteilt. Gleichzeitig braucht es Plätze für konzentrierte Aufgaben, vertrauliche Gespräche und gemeinsame Projekte.
Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort. Weder ein offenes Büro noch Desksharing macht eine Arbeitsumgebung automatisch zukunftsfähig. Entscheidend ist, ob Räume zu den Tätigkeiten, zur Anwesenheit und zur Zusammenarbeit im Unternehmen passen.
Dieser Beitrag zeigt, welche Bürokonzepte der Zukunft infrage kommen, wie Sie deren Nutzen für Ihr Unternehmen einschätzen und welche Fragen vor einer Umgestaltung geklärt werden sollten.
- Lesezeit: 7 min
Autor: Sebastian Kreckel
Inhaltsverzeichnis
Was zeichnet das Büro der Zukunft aus?
Das Büro der Zukunft bietet unterschiedliche Arbeitsbedingungen, statt jede Aufgabe an denselben Schreibtisch zu binden. Dazu können ruhige Arbeitsplätze, geeignete Besprechungsräume und Flächen für Projektteams gehören. Welche Bereiche benötigt werden, hängt von der Arbeit im Unternehmen ab.
Ein zukunftsfähiges Konzept muss außerdem Veränderungen zulassen. Teams wachsen, Projekte wechseln und die Anwesenheit kann sich verschieben. Räume und Möbel sollten deshalb dort anpassbar sein, wo eine spätere Umnutzung realistisch ist. Zugleich bleiben feste, abgeschirmte Arbeitsplätze für manche Tätigkeiten wichtig.
Die zentrale Frage lautet: Was müssen Beschäftigte im Büro tun können und welche räumlichen Bedingungen brauchen sie dafür?
Bevor Sie ein Bürokonzept wählen
Vier Anforderungen klären
Welche Aufgaben finden vor Ort statt?
Erfassen Sie, wie viel konzentrierte Einzelarbeit, Abstimmung, Kundenkontakt und gemeinsame Projektarbeit im Büro stattfindet. Auch Telefonate und Videokonferenzen zählen dazu: Fehlen geeignete Räume, weichen Beschäftigte häufig an Arbeitsplätze aus, an denen sie andere stören.
Wann kommen wie viele Menschen ins Büro?
Für die Flächenplanung ist die durchschnittliche Anwesenheit allein wenig aussagekräftig. Wenn Teams überwiegend an denselben Tagen vor Ort zusammenkommen, entstehen Spitzen, obwohl an anderen Tagen Plätze frei bleiben. Planen Sie deshalb anhand der tatsächlichen Nutzung und der erwartbaren Überschneidungen.
Welche Tätigkeiten brauchen Schutz oder Ruhe?
Vertrauliche Gespräche und Aufgaben mit hohem Konzentrationsbedarf benötigen andere Bedingungen als spontane Teamabsprachen. Ein offenes Konzept kann solche Anforderungen erfüllen, wenn passende abgeschirmte Räume vorhanden sind. Die Anforderungen müssen jedoch vor der Raumaufteilung bekannt sein.
Was lässt sich an der bestehenden Fläche ändern?
Grundriss, Tageslicht, Akustik, Wege und technische Anschlüsse setzen den Rahmen. Nicht jede Veränderung verlangt einen vollständigen Umbau: Manchmal lassen sich vorhandene Räume anders nutzen oder mit passender Möblierung verbessern.
Bürokonzepte der Zukunft
Welche Ansätze passen wann?
Ein Büro mit unterschiedlichen Zonen bietet Plätze für Fokusarbeit, Gespräche, Teamarbeit und informellen Austausch. Beschäftigte können eine Umgebung nutzen, die zur jeweiligen Aufgabe passt.
Sinnvoll ist das, wenn im Unternehmen regelmäßig verschiedene Tätigkeiten parallel stattfinden. Die Zonen müssen jedoch in ausreichender Zahl vorhanden und sinnvoll angeordnet sein. Ein ruhiger Platz verliert seinen Zweck, wenn der Weg zur Küche mitten hindurchführt.
Wie sich die klassischen Raumformen unterscheiden, erläutern wir in unserem Vergleich der Büroformen.
Open Space mit klaren Rückzugsmöglichkeiten
Ein Open Space Büro kann Begegnung und Zusammenarbeit erleichtern. Damit es auch für konzentrierte Aufgaben funktioniert, benötigt die offene Fläche eine durchdachte Gliederung, geeignete Akustik und erreichbare Rückzugsorte.
Sinnvoll ist das, wenn Teams häufig zusammenarbeiten und die Fläche zugleich unterschiedliche Arbeitsweisen aufnehmen soll. Es ist keine passende Standardlösung für jedes Unternehmen. Die Anforderungen und die praktische Umsetzung beschreiben wir ausführlich im Beitrag zur Planung eines Open Space Büros.
Desksharing bei wechselnder Anwesenheit
Beim Desksharing werden Arbeitsplätze nicht dauerhaft einzelnen Personen zugeordnet. Das kann sinnvoll sein, wenn Beschäftigte regelmäßig an unterschiedlichen Orten arbeiten und dadurch Plätze zu verschiedenen Zeiten benötigen.
Vor der Einführung müssen die gleichzeitige Anwesenheit, die Anforderungen an einzelne Arbeitsplätze und persönliche Aufbewahrungsmöglichkeiten geklärt sein. Auch die Abstimmung im Team zählt: Wer vor Ort eng zusammenarbeiten muss, sollte geeignete Plätze finden können. Eine Buchungs-App ist dafür nicht in jedem Unternehmen erforderlich.
Coworking als Ergänzung zur eigenen Fläche
Externe Coworking-Flächen können eine Ergänzung sein, wenn Mitarbeitende an weiteren Standorten arbeiten oder für bestimmte Projekte zeitweise zusätzliche Räume brauchen. Sie ersetzen die eigene Bürofläche nicht automatisch.
Entscheidend sind Erreichbarkeit, Verfügbarkeit, Kosten sowie die Anforderungen an Technik und Vertraulichkeit. Für manche Aufgaben bietet ein flexibel nutzbarer Ort Vorteile; für andere ist ein fest eingebundener Arbeitsplatz im Unternehmen besser geeignet.
Wichtig: Diese Ansätze schließen einander nicht aus. Ein Unternehmen kann beispielsweise feste Arbeitsplätze für bestimmte Teams behalten, andere Bereiche gemeinsam nutzen und zusätzlich Räume für Projektarbeit schaffen.
Sie möchten wissen, welche Kombination zu Ihrem Unternehmen passt?
So wird aus einer Idee ein tragfähiges Raumkonzept
1. Die Nutzung erfassen
Sprechen Sie mit den Teams über ihre Aufgaben und beobachten Sie, wo im Alltag Engpässe entstehen. Welche Besprechungsräume sind häufig belegt? Wo fehlt Ruhe? Welche Flächen bleiben frei, obwohl an anderer Stelle Platz benötigt wird?
Diese Bestandsaufnahme sollte unterschiedliche Arbeitstage berücksichtigen. Ein einzelner Besuch am ruhigen Freitag erklärt nicht, wie das Büro am stark belegten Dienstag funktioniert.
2. Anforderungen und Flächen zusammenbringen
Ordnen Sie den Tätigkeiten passende Räume zu. Dabei geht es zunächst um Art und Anzahl der benötigten Bereiche: etwa abgeschirmte Plätze für Gespräche, Arbeitszonen für Teams oder Räume für hybride Besprechungen. Erst anschließend wird entschieden, wie diese Bereiche eingerichtet und technisch ausgestattet werden.
Wie digitale Arbeitsweisen die räumliche Planung beeinflussen, erfahren Sie auch in unserem Beitrag zum Smart Office.
3. Änderungen im Alltag erproben
Nicht jede Entscheidung muss sofort für die gesamte Bürofläche getroffen werden. Ein neu eingerichteter Projektbereich oder ein anders genutzter Besprechungsraum kann zeigen, ob die geplante Lösung den tatsächlichen Bedarf trifft.
Fragen Sie nach der Nutzung nach: Finden Beschäftigte einen ruhigen Platz? Funktionieren Besprechungen? Sind Wege und Ausstattung praktikabel? Das Feedback liefert eine Grundlage, um das Konzept anzupassen.
Planungsbeispiel
Wenn freie Schreibtische und fehlende Räume zusammen auftreten
Angenommen, in einem Büro bleiben regelmäßig Schreibtische unbesetzt. Gleichzeitig finden viele Videogespräche direkt an den Arbeitsplätzen statt, weil kleine, abgeschirmte Räume fehlen.
Die naheliegende Reaktion wäre, Schreibtische zu reduzieren und Desksharing einzuführen. Das allein würde jedoch das eigentliche Problem nicht lösen. Zuerst sollte ermittelt werden, wann Plätze benötigt werden und welche Gespräche geeignete Räume erfordern. Anschließend ließe sich prüfen, ob ein Teil der Fläche anders aufgeteilt werden kann.
Das Beispiel zeigt, warum eine reine Betrachtung der Flächenauslastung zu kurz greift: Ein Büro kann gleichzeitig freie Plätze und einen Mangel an passenden Arbeitsumgebungen haben.
Fazit
Das Büro der Zukunft entsteht aus konkreten Anforderungen
Ein zukunftsfähiges Büro folgt keinem einzelnen Trend. Open Space, Desksharing oder Coworking können Teil der Lösung sein, wenn sie zur Arbeit und zur Organisation eines Unternehmens passen. Genauso können feste Arbeitsplätze und abgeschlossene Räume weiterhin notwendig sein.
Wer die Nutzung zuerst versteht und danach Flächen, Ausstattung und Technik plant, schafft eine bessere Grundlage für spätere Veränderungen. Das Büro der Zukunft ist deshalb kein fertiges Muster, sondern ein Raumkonzept, das im Arbeitsalltag funktioniert und weiterentwickelt werden kann.
Sie planen eine neue Bürofläche oder möchten bestehende Räume anders nutzen? Breitinger begleitet Sie von der Analyse bis zur Umsetzung eines passenden Bürokonzepts.
Häufige Fragen zum Büro der Zukunft
FAQ
Nein. Ob feste oder gemeinsam genutzte Arbeitsplätze sinnvoll sind, hängt von den Tätigkeiten und der Anwesenheit ab. Wenn Beschäftigte spezielle Ausstattung benötigen oder überwiegend vor Ort arbeiten, kann ein fester Arbeitsplatz weiterhin die bessere Lösung sein.
Ja. Nach einer Bestandsanalyse können zunächst einzelne Bereiche neu genutzt oder eingerichtet werden. So lässt sich im Alltag prüfen, welche Änderungen funktionieren und wo weitere Maßnahmen nötig sind. Umfangreichere Eingriffe sollten auf einem abgestimmten Gesamtkonzept beruhen.
Schauen Sie über die reine Belegung hinaus: Finden Beschäftigte geeignete Plätze für ihre Aufgaben? Gibt es Engpässe bei Besprechungsräumen? Sind ruhige Bereiche tatsächlich ruhig? Rückmeldungen aus den Teams und die Beobachtung der Raumnutzung zeigen, wo das Konzept angepasst werden sollte.
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